Conservazione dei documenti a norma con Arca Evolution
Le domande più frequenti che ci avete fatto sulla conservazione dei documenti a norma. Se vi rimangono dei dubbi, scriveteci nel box in fondo alla pagina!
I dati del pagamento e la relativa scadenza sono riportati sul file XML trasmesso all’Agenzia Delle Entrate.
La modifica avviene unicamente sul gestionale e non anche sul file che è già presente sul cassetto fiscale, quindi i due dati risulteranno differenti
L'onere della conservazione è a Vs carico, ovvero dell’azienda che emette fattura anche se per alcune categorie di fatture si avvale di portali dedicati (GSE / SISAL /LOTTOMATICA/AMAZON).
In alcuni casi (ad esempio GSE) gli esiti sono 2 (RICEVUTA CONSEGNA + ACCETTAZIONE) in quanto assimilati ad enti pubblici. Occorre scaricare dal cassetto fiscale XML+ esito e collegarli alla registrazione della fattura per poter inviare in conservazione il file fattura ed i relativi esiti.
Il programma effettua regolarmente dei controlli sulla numerazione consecutiva dei protocolli inviati in conservazione e ne da evidenza sul cruscotto:
- Scritta rossa = anomalie da verificare
- Scritta blu NESSUNA ANOMALIA e ultima data di esecuzione del programma
Su Desk nella sezione REGISTRATI dovrebbe posizionarsi sulla fattura errata e selezionare elimina/annulla.
Il documento ritorna nella sezione DA REGISTRARE e può procedere con la nuova registrazione
Dopo la RC (RICEVUTA CONSEGNA) deve esserci un esito di ACCETTAZIONE (EC) oppure di DT (Decorrenza Termini).
NB: la Pubblica Amministrazione è l’unico soggetto che può rifiutare una fattura; alle aziende PRIVATE NON è ammesso RIFIUTARE una fattura quindi tutte le fatture transitate dallo SDI devono sempre essere registrate ed opportunamente conservate
I casi possono essere:
- Il documento è privo sia del XML della fattura che del relativo esito;
- Il documento ha solo il file XML della fattura e manca l’esito;
- Il documento NON è configurato tra i documenti da portare in conservazione (utilizzare sempre lo strumento del Cruscotto).
Probabilmente il canale di ricezione delle fatture passive è DESK.
In questo caso l’invio in archiviazione e successiva conservazione avviene al momento della protocollazione su Desk e non è necessario avere il task programmato in ARCA
Le possibilità sono:
- Procedere in autonomia ad indicare il protocollo su E-DESK
- Richiedere il servizio di Protocollazione automatica
- Richiedere il servizio di Protocollazione in riferimento alle registrazioni contabili delle fatture di acquisto
